“Service Not Allowed” ketika menginput Sales Return

Ketika Anda menginput Sales Retur setelah memilih barang yang mau diretur dan muncul tampilan  “Service not Allowed” hal tsb dikarenakan Sales Invoice yang akan diretur ternyata terdapat item yang tipenya adalah Service. Sehingga jika retur penjualannya diinput melalui Form Sales Invoice maka akan dikonfirm  Service not Allowed. Ada 2 alternatif cara untuk menginput Sales Return tsb yaitu:

1. Input  di Form Sales Return dengan memilih item Non Inventory Part.
Terlebih dulu kita buat item Non Inventory Part dari List | Item, klik New. Pilih Item Type nya Non Inventory Part. Isikan di kolom Description dengan nama Item Servicenya, kemudian di tab GL Account seting akun Sales ke Pendapatan Jasa dan Sales Return ke akun mana kita mau jika ada terjadi retur atas Service tsb, misal mau langsung mengurangi akun pendapatannya, kita bisa samakan dengan akun Sales nya ke Pendapatan Jasa juga, untuk setting akun yang lainnya biarkan ke akun default.  Lalu seting juga di  menu Setup | Preference | Sales, dibagian Sales Return, centang  Show “All Sales Invoice”, Can Enter Any item in Sales Return dan juga Show Confirmation when  Create Sales Invoice lalu klik Ok.
Kemudian input Sales Return  dengan cara berikut :

• Dari menu Activities| Sales | Sales Return, pilih customer yang mau diretur
• Di field Invoice No pilih Invoicenya yang None
• Double-click di kolom Item No dan pilih  item Jasa yang tipe Non Inventory Part tadi dan isikan di kolom Unit Price sesuai dengan nilai yang akan diretur lalu Save and Close.

Secara otomatis Accurate akan membuatkan satu Invoice baru hasil dari retur tsb. Jika  dari retur tsb uang nya akan dikembalikan ke Customer maka setelah membuat Sales Return tsb  input pengembalian uangnya melalui Sales Receipt, pilih nama customer dan nama bank yang digunakan untuk  mengembalikan uang nya dan juga centang No Invoice yang diretur tadi lalu Save and Close. Untuk berikutnya baiknya jika ingin menginput penjualan jasa tsb gunakan item Non Inventory Part  saja sehingga jika ada retur dapat langsung diinput melalui Sales Return.

2. Menginput Retur penjualan jasa tsb melalui Form Jurnal voucher dengan cara menjurnal balik dari apa yang sudah diinput di Sales Invoice atas Jasa tsb. Berikut jurnalnya:
(Dr)   Pendapatan Jasa ** xxxx     –
(Kr)          Piutang                   -         xxxx

** Untuk akun pendapatannya sesuaikan dengan jurnal yang terbentuk dari Sales Invoice atas jasa yang sudah dibuat sebelumnya.

Mengenai pengembalian uang dari hasil retur tsb harus dilakukan melalui Jurnal voucher juga dengan jurnal sebagai berikut:
(Dr) Piutang       xxx                -
(Cr)      Cash/Bank    -            xxx

Cara ini boleh digunakan jika Jasa tersebut sudah lunas atau invoice yang diretur sudah tidak outstanding lagi. Jika masih belum lunas baiknya gunakan cara pertama melalui form Sales Return dengan Item Non Inventory Part.

Cara ini juga tidak disarankan digunakan jika dimaksudkan untuk melunasi faktur berikutnya. Jika dimaksudkan untuk memotong tagihan faktur berikutnya, gunakan cara pertama diatas melalui form Sales Return.

(Available For v3& v4)

Sumber : ACCURATE SOLUTION CENTER

Pelunasan Invoice Mata Uang Asing dengan PPn

Faktur dengan mata uang asing dan kena PPn, untuk pelunasannya dicatat dalam 2 form pelunasan, form pelunasan untuk melunasi DPP(Dasar Pengenaan Pajak) nya, dan form pelunasan untuk melunasi PPn, mengapa dipisah dikarenakan untuk PPn terhutang nya dalam mata uang default. Berikut ini dijelaskan cara mencatat nya di ACCURATE :
Pelunasan DPP

1. Activities | Sales | Sales Receipt, pilih Customer lalu centang bagian Pay untuk baris Nomor Faktur yang mau dilunasi.
2. Payment Amount by Default muncul sebesar yang belum dilunasi, silahkan diganti jika ternyata tidak dilunasi semua, diganti sesuai yang akan dilunasi saja.
3. Isi Cheque Amount diatas sesuai dengan nilai yang masuk ke Bank yang dipilih. Save & Close.

Pelunasan PPn

1. Activities | Sales | Sales Receipt, pilih Customer.
2. Centang option Fiscal Payment.
3. Lalu centang bagian Pay untuk baris Nomor Faktur yang mau dilunasi.
4. Bagian Payment Amount akan menampilkan nilai PPn yang sudah di konfersi ke nilai mata uang default yaitu 10%DPP*Fiscal Rate Invoice. Jika ternyata nilai yang dilunasi tidak sebesar nilai tsb dikarenakan perbedaan rate, selisih nya silahkan dialokasikan dengan cara klik kanan dibaris Faktur tsb pilih Disc Info/Write-Off, Disc Amount diisi sebesar selisihnya, isi minus jika ternyata yang diterima lebih besar, Disc Account alokasikan ke akun Realize Gain/Loss jika karena perbedaan rate sehingga diterima lebih atau kurang, atau alokasikan ke akun lain jika karena hal lain sesuai dengan kasus nya.
5. Save&Close.

Untuk kondisi jika DPP+PPn dilunasi langsung dalam mata uang asing, silahkan pembahasannya disini.

(Available for v3 & v4)

Sumber : ACCURATE SOLUTION CENTER

Downpayment tapi Barang yang di pesan belum diketahui

Customer membayar sejumlah uang kepada perusahaan untuk pembelian yang belum diketahui item apa yang akan mereka beli (item yang akan kita jual), maka kita bisa menganggapnya sebagai uang muka (downpayment).
Cara menginput DP tsb sebagai berikut :

1. Buka menu Activities | Sales | Sales Invoice.
2. Pilih nama customer yg bayar dp tsb, dan input tanggal invoicenya.
3. Pada kolom item, masukkan item no -1 yaitu Downpayment , isi qty dengan angka 1, dan Unit Price isi senilai uang muka yang kita terima dari customernya.
4. Kalau sudah, di bagian atas klik button Sales Receipt
5. Pada form Sales Receipt yang terbuka ini, pilih nama Bank yang terima uangnya dan jangan lupa input Payment Date dan Cheque Datenya . Kalau sudah klik Save and Close, sehingga pada akun Kas/Bank perusahaan akan bertambah saldonya karena DP tadi.

Jika kita sudah terima pesanan penjualan dari customer tsb, dan dp yang sudah masuk ingin di alokasikan atas faktur penjualannya, maka caranya adalah :

1. Buat pesanan penjualannya dari menu Activities | Sales | Sales Order, buat pesanan penjualan seperti biasa, kalau sudah maka buat Delivery Order (untuk pengiriman barangya) dan buat Sales Invoice (untuk tagihannya).
2. Pada form Sales Invoice ini, uang muka tersebut bisa kita alokasikan disini, caranya dengan klik button di bagian atas yaitu Select DP

3. Centang Nomor Faktur DP yang sudah di buat, klik Ok.

4. Dengan demikian, nilai DP tersebut telah masuk ke Tab Downpaymentnya, kita masih bisa edit nilai dp yang mau kita alokasikan untuk faktur tersebut pada kolom Total DP nya.


5. Save and Close Invoicenya, sampai disini invoice tersebut sudah selesai (tidak perlu di tarik ke Sales Receipt lagi karena sudah tidak ada nilai piutang yang outstanding atas invoice bersangkutan).

(Available for v4)

Sumber : ACCURATE SOLUTION CENTER